会議・打合わせのマナー
- 時間厳守で集合したか。
- 会議の目的を理解しているか。
- 出欠の返事は、期日までに連絡しているか。
- 議題を検討してから出席しているか。
- 発言を求められたとき、自分の考えをはっきり述べたか。
- 説明・発言をしっかり聞いてメモしたか。
- 会議の結果を報告したか。
- 社内会議の場合、準備の手伝いをしているか。
- 会議が終わったら、会議中の来客、電話を確認しているか。
- 会議中、カタカタ音を立てたり、椅子をキイキイ鳴らしたり、足を組んだり、頬杖をついたりしなかったか。
- 会議で決定したことは、すぐ実行に移しているか。
社内・社外を問わず、仕事に関連した会議は多い。情報交換のための連絡会、報告会から、各種の研究会、懇談会、研修会、さらに意思決定の議決会まで、目的によっていろいろな種類がある。それぞれの会議を効率よくするための出席者のマナー、心得などを身につける。
出席の準備
目的の把握
どういう目的を持った会議か。誰が出席するか。自分の立場を考える。
場所・日時の確認
会議室はどこか。何月何日の何時から何時まで開かれるのか。社外の場合、会場の略図と交通機関・所要時間を確認する。
情報の整理
テーマ、スケジュール、ゲスト、資料などの検討。自分の考えをまとめておく。
出欠のマナー
当日避けられない予定が入っている場合には、早めに上司と相談する。欠席することになれば、主催者にも連絡する。
- 会議の重要性によっては、先約の調整をする。
- 定例会議では、次回開催日を決めるので、その日は予定をあけておく。
- 外部の会議・セミナーの場合は、電話かメール・ハガキで必ず出欠の確認がある。返信用のハガキが入っているときは、締切日までに必要事項を記入して送る。事務局から出欠の返事の催促を受けるようでは困る。
会議当日のマナー
時間厳守
まず、時間厳守。前もって配布された資料と筆記用具を持参する。自分の席の確認も怠らない。
社内会議の準備
社内会議では、5分前に入って準備の手伝いをするとよい。（机の配置、椅子の数、黒板とチョーク、白板とマーカー、OHP、スクリーン、ネームプレート、配布資料など）手伝うことがあるはずだ。
受付
定刻前には必ず受付を済ませること。
- 名刺、資料、座席表などをもらう。
- 会費の支払い（前もって支払ってある場合が多い）
- ボイスレコーダーの使用、写真撮影の許可などを受けておく。
遅刻
遅刻することが前もって分かっている場合は、返信用ハガキに書いておくか、事務局に電話で連絡しておくとよい。連絡がなければ会議の性格によっては、開始を遅らせて全員で持っている場合もあり、迷惑をかける事になる。
発言を求められたとき
- まず、何について聞かれているのかを、はっきりつかむ。
- 特に発言することがなければ、下を向いてしまったりしないで、「まだ考えがまとまっていません」「特にありません」と、はっきり言う。
会議終了後のマナー
外部の会議
報告をする。口頭による報告と文書による報告とがある。また、レポートを提出する場合もある。フォームが決まっていれば、それに従って作成し、提出する。
内部の会議
- 後片付けの手伝いをする。
机と椅子の整理、灰皿、黒板、掲示したものの始末、借りてきた機器の返却、照明、戸締まり。 - 議事録を作成する。
議事録の様式は、社内で規定されている場合が多い。
よい会議メンバーの条件
- 会議のルールを守る人
- 事前に下調べを行い、意見をまとめてくる人
- 定刻に遅れずに出席する人
- 出すぎない程度に積極的に発言する人
- リーダーの議事進行に従う人
- 進んで潤滑油になる人
- 進んで資料や話題を提供する人
- 困った参会者をリーダーに代わってたしなめる人