ビジネスメールのポイント
- 読みたくなる文章を書いたか。
- 送信先が複数の同報メールの場合、送信漏れはないか。
- 返信を貰いたいときは、そのことを明記しているか。
- メール受信後の処置、返信を忘れていないか。
ビジネスシーンでも手軽にできるメールのやり取りだが、最低限のメールマナーは守らなければならない。記録に残るものだからこそ、失礼のないように十分注意しよう。一度送信ボタンを押すと取り消せない。送信する前にもう一度見なおして、誤字や脱字がないかを必ずチェックする。
ビジネスメールの基本ルール
- 件名は具体的に分かりやすく。
- 送信者名には社名と氏名を明記する。
- 宛名を正しく書く(社名+部署名+氏名+様)。
- 書き出しから礼儀正しく、挨拶を入れる。
- 自分の名前を名乗る(社名+部署名+氏名+です)。
- 本題の前に前置き、メールの趣旨を伝える。
- 意識的に改行を入れて読みやすくする。
- 記号や見出しを使って読みやすくする。
- ビジネスメールでは顔文字は基本的にNG。
- メールはテキスト形式で送る。
- 機種依存文字は使用しない。
- 締めくくりにも挨拶をいれる。
- 署名をメールの名刺代わりに利用する。
- 送信する前にもう一度、全文を読みなおす。
ビジネスメールの書き方
メールでありがちなのが長文メール。手軽な伝達手段として認識されている電子メールでは、より簡潔な文章が好ましい。基本的なビジネスメールの構成は以下のとおり。
- 冒頭・宛名
- 挨拶・自己紹介
- 用件・本題
- 署名
メールにファイルを添付する場合
ファイルを添付して送信するときは、ファイルを圧縮してから送信する。複数のファイルを一つにまとめることができるうえ、容量を大幅に小さくすることができる。メールを受信する側としても通信時間の短縮になる。