ビジネスメールのポイント

  1. 読みたくなる文章を書いたか。
  2. 送信先が複数の同報メールの場合、送信漏れはないか。
  3. 返信を貰いたいときは、そのことを明記しているか。
  4. メール受信後の処置、返信を忘れていないか。

ビジネスシーンでも手軽にできるメールのやり取りだが、最低限のメールマナーは守らなければならない。記録に残るものだからこそ、失礼のないように十分注意しよう。一度送信ボタンを押すと取り消せない。送信する前にもう一度見なおして、誤字や脱字がないかを必ずチェックする。

ビジネスメールの基本ルール

  1. 件名は具体的に分かりやすく。
  2. 送信者名には社名と氏名を明記する。
  3. 宛名を正しく書く(社名+部署名+氏名+様)。
  4. 書き出しから礼儀正しく、挨拶を入れる。
  5. 自分の名前を名乗る(社名+部署名+氏名+です)。
  6. 本題の前に前置き、メールの趣旨を伝える。
  7. 意識的に改行を入れて読みやすくする。
  8. 記号や見出しを使って読みやすくする。
  9. ビジネスメールでは顔文字は基本的にNG。
  10. メールはテキスト形式で送る。
  11. 機種依存文字は使用しない。
  12. 締めくくりにも挨拶をいれる。
  13. 署名をメールの名刺代わりに利用する。
  14. 送信する前にもう一度、全文を読みなおす。

ビジネスメールの書き方

メールでありがちなのが長文メール。手軽な伝達手段として認識されている電子メールでは、より簡潔な文章が好ましい。基本的なビジネスメールの構成は以下のとおり。

  1. 冒頭・宛名
  2. 挨拶・自己紹介
  3. 用件・本題
  4. 署名

メールにファイルを添付する場合

ファイルを添付して送信するときは、ファイルを圧縮してから送信する。複数のファイルを一つにまとめることができるうえ、容量を大幅に小さくすることができる。メールを受信する側としても通信時間の短縮になる。


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