ビジネス電話～かけ方のポイント

1. 話すべき内容をメモしたり、資料を準備しているか。
2. 自分の名乗り方は、わかりやすく、タイミングもいいか。
3. 5W2Hで用件をまとめているか。
4. 相手にふさわしい挨拶をしているか。
5. 相手の都合を聞かないで、一方的に話していないか。
6. 話の切り出しは電話をかけた目的から始めるようにしているか。
7. 専門用語、数字、固有名詞は、明瞭に話しているか。

ビジネス電話のかけ方

電話をかける準備

1. 相手の確認・・・電話番号、所属、氏名（氏名はフルネーム）。
2. 用件を5W2Hにそってメモする。
3. 用件の説明に必要な資料を揃えて用意する。

相手と挨拶をする

1. こちらをわかりやすく、はっきり名乗り、名指し人を告げる。
2. 名指し人が出たら、もう一度自分を名乗ってから挨拶する。
   「毎度ありがとうございます」「いつもお世話さまです」

用件を告げる

1. 「実は・・・」「早速ですが・・・」と電話をかけた理由を言い、用件を要領よく伝える。
2. 目上の人なら、「お忙しいところ恐れ入りますが」「お呼び立ていたしまして」と断ってから用件に入る。
3. 用件は用意したメモの順を追い、固有名詞、数字を確認しながら話す。

用件が済んだら

1. もう一度、大事な点を確認する。
2. 終わりの挨拶をして受話器を静かに置く。原則として、かけたほうが先に受話器を置く。

【相手が目上の人の場合】
相手が目上の人の場合は、相手が切ってから切る。相手が目上の人で、些細な用件、都合を聞く程度なら、代わりの人か秘書に伝えて、返事を聞くようにしたほうがよい。

名指人が不在の場合

1. 相手の帰る時刻を聞いておき、（得意先、目上の人の場合は）こちらからかけ直すようにする。
   「では、◯時頃おかけしてみますので、よろしくお願いいたします」
2. 相手が目上でなければ、
   「お帰りになりましたら、電話をくださるようお伝え願えませんか」
   「電話のあったことをお伝えください。」

どちらも必ず取次人の名前を聞く。聞き方は「失礼ですが、どなたさまでしょうか」。