面談マナーのポイント
- 身だしなみ、名刺を整えてから面談に臨んでいるか。
- 自己紹介、挨拶をしてから面談に臨んでいるか。
- 資料や話題などの事前準備はできているか。
- 約束時間厳守で面談に臨んでいるか。
- 一方的にしゃべりすぎて、相手に不快感を与えていないか。
- 権限以上のことまで話してはいないか。
- 結論はお互いに具体的に確認しあっているか。
- 結果は、上司に速やかに報告しているか。
訪問先での担当者との面談
面談は挨拶から
すぐに面談の本論に入るより、雰囲気作りの挨拶の言葉から始める。
- 天候・気候の挨拶
「このところ雨続きですね」
「やはり4月ですね。暖かくなりました」 - お客さまとの共通の話題
「先日のラグビーは、惜しかったですね」（出身校）
「最近熊本にはお帰りになりましたか」（出身地） - 褒め言葉
「何時お伺いしても、社員の方のマナーがよろしいですね」
「新製品は好調のようですね」
面談中の態度
面談中は礼儀正しく、落ち着いた態度で話す。
- 視線はキョロキョロ動かさず、相手の顔からネクタイのあたりに置く。
- あいづちを打ちながら聞く。
- 自分が話すより、相手に多く話させるように仕向ける。
- 気取ったり、相手お見下すような態度は慎む。
- 自身のなさそうな態度はとらない。
- タバコとは相手が吸わないときは遠慮する。
面談は手際よく
- 世間話は長すぎないこと。
- 用件は順序を考えて。
- 説明には資料を活用する。
- 念を押すべきところは、最後にまとめて念を押す。
- 用件が済めば長居をしないで、さっと切り上げる。
- 帰りの挨拶まで丁寧に。
面談結果をパソコン入力
ノートパソコンを携帯している場合は、通信回線を使って、その場から面談結果や仕入れた情報を会社のコンピュータに入力すれば、上司も同僚もその情報を引き出して、すぐコメントできる。
帰社後にすること
お礼の電話
多忙にもかかわらず時間を割いてもらった行為に対するお礼を、電話かメール(礼状)で伝える。用件の内容にもよるが、こうした心遣いで、先方の印象はグッと良くなる。ただし、同一人に同文のメール(礼状)を何回も送るようなことは逆効果である。
上司への報告
速やかに上司に結果を報告し、後の社内措置を行う。報告には、口頭による報告と文書による報告がある。文書による報告の場合、報告書のフォームを決めているところが多い。
報告書は・・・・・・
- 文字は大きく、読みやすく、文章は簡潔に書く。
- 結論がよく分かるように書く。
- 5日以内には提出する。
- 膨大な量になれば、要約を先に提出しておくとよい。
直行・直帰のマナー
朝早くから1日がかりで仕事をしなければならないときもある。オフィスに顔を出さずに仕事先に直行したり、また、夜仕事先から直接帰宅するときには、前もって上司の許可をもらい、途中で必ず電話連絡をする。机上メモを残す場合は、行き先、連絡先、帰社予定を書いておく。