訪問の準備はできているか

1. 訪問するときは、アポイントメントをとるようにしているか。
2. 訪問先の場所を確認してから出かけるようにしているか。
3. 訪問先に関する取引上の情報収集をしてから出かけているか。
4. 身だしなみを確認してから出かけるようにしているか。
5. 約束時間の5分前到着を励行しているか。
6. 訪問目的を考えて、携行品を準備するようにしているか。
7. 出かける前の自社内の連絡はできているか。

忙しい人ほど時間は貴重なもの。訪問してみると先方も外出していた、場所がわからなくてウロウロしているうちに、約束の時間に遅れてしまったなど。こうした無駄や失礼をしていては、ビジネスマンとして失格だ。

訪問前の準備

予約なしに訪問してはいけない

先方が非常に忙しい人であり、短時間でも直接会って話す必要がるとき、紹介があるとき、下約束があるときなどに、相手の都合を確かめ、アポイントメントをとる。

アポイントメントの取り方

「実は◯◯の件で、◯◯課長様にご相談をさせていただきたいことができました。お忙しいところ申し訳ございませんが、30分ほどお時間をとっていただけないでしょうか。課長様のご都合の良い日に会社の方にお伺いいたします」

情報収集の確認

訪問先の場所、交通の便、所要時間などを調べておく。万一に備えて、先方の電話番号、面接相手の所属部課、氏名をメモしておく。

セールス訪問の場合の準備

1. 新規セールスの場合は、先方の会社の業界関係の動き、商品知識、社内事情などをよく調べて、話題も準備しておく。
2. 既に取引のある場合は、双方の担当者や現在までの取引状況などを詳しく頭に入れておく。

携行品に手抜かりのないように

訪問目的にあわせて、名刺、パンフレット類、必要書類、説明資料などを準備する。

出かける前に

出かける前に鏡の前へ

服、ネクタイ、表情、頭髪、歯、爪の確認を忘れずにする。

出かける前に自社内の連絡を忘れずに

必ず上司か同僚に、行き先、用件、帰社予定を伝えておく。行先予定表など、行き先を書くところが決まっていれば、はっきり書く習慣をつける。

机上にメモを残す場合

※メモには、往き先、連絡先、帰社時間を明記する。

約束の5分前には到着する

約束の時間に遅れることは、重大な失態になる。こちらから頼み事をする時に約束の時間より遅れて着いたら、結果はもう聞かなくてもわかったようなもの。雨の日、車の込む日は早めに出発する。遅れることがはっきりした場合や、訪問できなくなった場合、できるだけ早くそのことを先方に連絡する。

早過ぎるのも失礼

早く着きすぎるのも相手に失礼。5分前くらいに着くのがよい。早く着きすぎたら、近くを一周するなど、時間調整をして訪ねる。