電話マナーのポイント

1. ベルが鳴ったら積極的に電話をとっているか。
2. お詫び・お願い・お礼など直接あって伝えたほうがいいことを、電話で済ませてはいないか。
3. 重要な要件を伝言したときは、必ず後で確認しているか。
4. 相手の都合、時間帯を考えてから電話をしているか。

電話を有効に使うことは、優秀なビジネスマンの重要な条件。正しい電話のマナーを身に付けて、積極的に活用する。

電話を活用しよう

1. 「電話で失礼ですが」とことわる必要はない。電話で済ませられる用件は、できるだけ電話で済ませる。
2. 訪問をする場合、電話でアポイントメントをとるときに用件の概要を伝えておくと、先方も準備ができる。
3. 電子メール・FAXで簡単に情報を送ったり、連絡をしたりするようになった。送信しておけば、相手は都合の良い時間に取り出して見ることができるが、細かいニュアンスまで伝えたいときは電話を使うほうが安全だ。
4. 出勤、会議、訪問など、遅刻すると判断したところで、電話連絡をする。
5. 会社から、文書・FAXを送った場合など、主な相手先にその旨を電話で連絡しておくと、丁寧で漏れがない。
6. 関係先の慶弔や災害に際して、情報を受けたら、直ぐに電話で慶弔の意を表したり、見舞ったりする。

ムダのない電話のかけ方

1. 相手は忙しいもの。3分以内で用件を済ませるのが望ましい。
2. 電話では相手の都合が分からない。取次、伝言、かけ直し、携帯電話にかけるなど上手に使い分けをする。
3. 電話の混雑する時間帯は避ける。