FAXマナーのポイント

  1. 簡単さにまかせて、無駄なFAXを送信していないか。
  2. 送信先となる会社名、部署名、担当者名などを明記しているか。
  3. 送信原稿にはNo.をつけて、総枚数をすぐ確認できるようにしているか。
  4. 返信を貰いたいときは、そのことを明記しているか。
  5. 送信後は、間違いなく着信したかどうかを確認しているか。
  6. 原稿は読みやすい文字、数字を心掛けて作成したか。

FAXはビジネスには欠かせない簡単な連絡手段。電話と郵便と複写機が、それぞれ持っている伝達上の長所をまとめて持っているところが強みだ。電子メールが普及したため、いささか影の薄くなったFAXだが、現在でも手軽な伝達手段であることには変わりない。電子メールを利用していない相手も数多くいるのだ。

FAXを送信する前に確認すること

電話をかける前の準備と同じチェックをする。
電話のかけ方とビジネスマナーについて

FAXの文字・数字は読みやすく丁寧に書く。誰に送る書類か。発信者は誰か。何を送るか。何枚送るか。返事は必要か。以上の点について気をつける。

また、電話のようにその場で相手の返事を聞くことはできないから、どういう方法で返事を聞くか、はっきり決めておくとよい。

FAXには送り状をつける

FAXの送信では、最初に送り状をつける。文書の内容がどのようなものかを、ひと目でわかってもらうためにつける必要がある。すでに職場に送り状のフォーマットが作成されているなら、必要事項を記入し、簡単な挨拶の言葉と文書内容の概略を書き込む。送信枚数も記入して、送信と受信のミスに備えるのが心得となる。


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社会人の基本マナー

対外ビジネスマナー

社会人としての常識