ビジネス文書の書き方

  1. 発信人と受信人のバランスはよいか。
  2. 件名は簡潔で具体的につけられているか。
  3. 文章は短く切り、句読点(。、)は正しく入っているか。
  4. 誤字、脱字、略字、当て字はないか。
  5. 「です・ます体」と「である体」を混ぜて使っていないか。
  6. 文章の目的は明確で、1文章1件は守られているか。
  7. 必要な日時、場所ははっきり示されているか。
  8. 専門用語、略語、外国語を使いすぎていないか。
  9. 頭語と結語は正しく使われているか。
  10. 添付書類に落ちはないか。
  11. 文書規定で定められたパターン、ルールで仕上げられているか。
  12. 管理者承認を得て作成・発信しているか。

対外文書には、社交用文書と営業用文書がある。社公用文書は、役員の移動を知らせたり、記念式典などへの招待、慶事に対する祝い状などで、総務課、文書課、秘書課などが作成する場合が多い。営業用文書は、ビジネス上のやりとりを中心とするもので、種類、フォーム、取り扱い方、作成上の注意点などに気をつける必要がある。

営業用文書の帳票化

営業用文書のように、同一文書を多数発送する場合、事務能率を高めるために文書の帳票化が進められている。

フォーム・レター、依頼状、照会状、請求状、注文状などは、あらかじめ必要な文書を印刷しておき、発信のたびに空欄に必要な事項を記入すればよいようにしてある。

伝票は文書の様式を決め、記入事項を前もって印刷しておき、項目ごとに金額、日付などを記入する。注文書、納品書、請求書などの伝票類。

ビジネス文書の扱い方

ビジネスレターは勝手に出さない

公用文書だからこそ、会社の責任がついてまわる。そのため、大抵の会社は発信者を上席者に限っている。上席者は、外部に出す文書に必ず目を通し、承認したものには印を押す。まず、文書作成者は資料を添えて発信者に確認する。

1文書に1件が原則

これから出す手紙の目的をよく理解したうえで文書を作る。お礼と依頼のように、目的と異なる内容を一つの手紙にまとめることは、どちらも目的も達せられない結果になる。礼状は礼状、依頼状は依頼状と、1文書1件を守る。

必ず控え(コピー)をとっておく

上司の印さえもらえば、すぐ発送と考えがちだが、公用文書となれば必ずコピーをとって、控えを作っておく。先方から送られてきた返信を見て、こちらから出し文面をもう一度見たいということもある。後日の証拠・資料になることもある。

返信を求めるものは必ず返信用封筒を

書類作成依頼、取引条件紹介など、返信を求める目的で文書を送る場合は、必ず返信用封筒に必要な切手を貼って同封する。

同封書類などをチェックする

同封書類、別便送付等がある場合、書いてあることと届いたものに違いがないようにする。入れ忘れ、送り忘れは、先方から問い合わせや催促があるまで気づかないことが多い。封入れするときに文面と書類を確認する習慣をつけておくとよい。

ビジネス文書の形式

  1. (発信日)
    発信日は必ずいれる。
  2. (宛名)
    • 会社名は略さない
      ◯◯(株)→◯◯株式会社
    • 職名は確認のうえ
      代表取締役、取締役社長
    • 敬称は次のように
      会社あて→御中
      (例)◯◯◯◯株式会社 御中
      職名あて→殿
      (例)経理課長 殿
      (例)取締役社長◯◯◯◯殿
      個人あて→様
      (例)山田一郎 様
  3. (発信者)
    会社名、職名、氏名を書く。
  4. (件名)
    本文に入れる前に件名を書く。
  5. (前文)
    頭語(書き出し)→拝啓、謹啓、拝復などではじめる。
    前文の挨拶→貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます、など。
  6. (本文)
    「下記の通りよろしくお願い申し上げます」などの末文のあと、「敬具」または「早々」などの結語をつける。
  7. 担当者名をいれるときは、カッコ書きの記名または押印を。

ビジネス文書のバランス

  • 受信先が部長宛の場合、発信も部長とし、受信者のレベルと発信者のレベルを揃える。
  • 会社名は「◯◯(株)」のように省略せず、「◯◯株式会社」と書くほうが丁寧。
  • 発信人の住所を省略する場合は、宛名の住所も省略するほうがよい。

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